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Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten Advi Systems verarbeitet, warum, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange und welche Rechte Sie nach DSGVO, BDSG und TDDDG haben. Sie gilt für diese Website, unsere Agenturleistungen und die Advi-AI-Software.

1. Verantwortlicher

Vazghen Vardanian (Einzelunternehmen (Kleingewerbe)), Geschäftsbezeichnung Advi Systems
Morsestraße 1, 50769 Köln, Deutschland
E-Mail: iamvazghen@gmail.com · Telefon: +49 176 22070509

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da die Voraussetzungen des § 38 BDSG nicht vorliegen. Bitte richten Sie alle Datenschutzfragen an die obige Adresse oder nutzen Sie unser Formular für Datenanfragen.

2. Zusammenfassung

  • Wir erheben nur, was wir für den jeweiligen Zweck brauchen. Unsere Formulare verlangen nur Name, E-Mail und Ihre Nachricht.
  • Wir setzen auf dieser Website keine Analyse-Tools, Werbe-Cookies oder Tracking-Pixel ein.
  • Unser Website-Chat wird erst geladen, nachdem Sie im Cookie-Banner oder im Chat-Fenster eingewilligt haben.
  • Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und nutzen Kundeninhalte nicht zum Training von KI-Modellen.
  • Unsere Datenbank wird in Frankfurt (EU) gehostet. Einige Dienstleister sitzen in den USA; Abschnitt 11 erläutert die Garantien.

3. Besuch dieser Website

Beim Aufruf einer Seite verarbeitet unser Hosting-Anbieter Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Seite, den Referrer und Browserinformationen, um die Seite auszuliefern und vor Angriffen zu schützen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren, funktionierenden Auslieferung). Server-Logs löscht der Hosting-Anbieter nach seiner Standardfrist, in der Regel innerhalb von 30 Tagen.

Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es erfolgt keine Anfrage an Google oder andere Schriftdienste.

4. Cookies, lokaler Speicher und Einwilligung

Wir speichern Ihre Cookie-Auswahl in Ihrem Browser (advi_consent_v1); das ist technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Der Eintrag dient zugleich als Nachweis Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 1 DSGVO, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c). Wenn Sie sich in der Software anmelden, setzt unser Anmeldedienst Sitzungs-Cookies, die für die Anmeldung erforderlich sind. Details und eine vollständige Liste finden Sie in der Cookie-Richtlinie. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Footer ändern.

5. Website-Chat (mit Einwilligung)

Mit Ihrer Einwilligung wird unser Chat-Assistent (Advi AI) auf dieser Website geladen. Er speichert eine zufällige Besucher- und Gesprächs-ID in Ihrem Browser und verarbeitet Ihre Nachrichten, die aufgerufene Seite und Kontaktdaten, die Sie freiwillig angeben. Nachrichten werden über unser KI-Gateway an ein KI-Modell übermittelt, um Antworten zu erzeugen (siehe Abschnitt 10). Rechtsgrundlage: Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG; bei Fragen zu unseren Leistungen zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b. Sie können die Einwilligung jederzeit in den Cookie-Einstellungen widerrufen; gespeicherte IDs werden dann aus Ihrem Browser entfernt. Chat-Gespräche werden höchstens 12 Monate gespeichert und dann gelöscht. Bitte teilen Sie im Chat keine sensiblen Daten (zum Beispiel Gesundheitsdaten).

6. Kontaktformular, kostenloses Strategiegespräch und E-Mail

Wenn Sie ein Strategiegespräch anfragen oder uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht und freiwillige Angaben (Telefon, Unternehmen, Website, gewünschte Leistungen) sowie Ihre Bestätigung, mindestens 16 Jahre alt zu sein. Zweck: Beantwortung Ihrer Anfrage und Vorbereitung eines möglichen Vertrags. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage) und Art. 6 Abs. 1 lit. f für allgemeine Anfragen. Anfragen ohne Vertragsschluss löschen wir 12 Monate nach Eingang. Für E-Mails und Anrufe gilt dasselbe.

7. Datenanfragen, Kündigungen, Widerrufe und Abmeldungen

Wenn Sie unser Formular für Datenanfragen, die Kündigungsseite, die Widerrufsfunktion oder die Abmeldeseite nutzen, verarbeiten wir Ihre Angaben, um das Anliegen zu bearbeiten und die Bearbeitung nachzuweisen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 12–22 DSGVO, §§ 312k, 356a BGB und § 7 UWG). Datenanfragen und Widerrufe bewahren wir 3 Jahre auf, Kündigungsnachweise so lange wie gesetzlich vorgeschrieben, Abmeldungen so lange, wie nötig, um Ihnen keine weiteren E-Mails zu senden (Sperrliste). Ihre IP-Adresse speichern wir dabei nicht.

8. Agenturkunden

Für unsere Kunden und deren Ansprechpartner verarbeiten wir Kontaktdaten, Vertrags- und Abrechnungsdaten, Kommunikation und die Zugangsdaten, die für die vereinbarten Leistungen nötig sind. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und Art. 6 Abs. 1 lit. c (steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten).

Verarbeiten wir personenbezogene Daten der Kunden unserer Kunden in deren Auftrag (zum Beispiel Anfragen, Bewertungsanfragen, Chat-Gespräche, Pipeline-Daten), ist der Kunde Verantwortlicher und wir sind Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Für diese Personen gilt die Datenschutzerklärung des Kunden.

9. Nutzer der Advi-AI-Software

Wenn Sie ein Konto für die Advi-AI-Software anlegen, verarbeiten wir Ihre Kontodaten (Name, E-Mail, Organisation und Rolle), Abrechnungsdaten unseres Zahlungsdienstleisters (Kartennummern erreichen uns nie), Ihre Inhalte (Prompts, Agenten, Wissenseinträge, Gespräche) sowie Nutzungs- und Sicherheitsprotokolle. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f für Sicherheit und Missbrauchsabwehr und Art. 6 Abs. 1 lit. c für Aufbewahrungspflichten. Besucher, die auf der Website eines Kunden mit einem Agenten sprechen, verarbeiten wir im Auftrag dieses Kunden (Art. 28 DSGVO); Verantwortlicher ist der Kunde.

10. Empfänger und Dienstleister

  • Supabase Inc.: Datenbank und Speicher, gehostet in Frankfurt, Deutschland.
  • Hosting-Anbieter (Vercel Inc. und/oder Railway Corp.): Hosting von Website und Anwendung, Server-Logs.
  • Clerk Inc. (USA): Anmeldung, Konten und Abo-Abrechnung der Software.
  • An Clerk angebundener Zahlungsdienstleister (Stripe): Zahlungsabwicklung für Software-Abos.
  • OpenRouter Inc. (USA) und der für eine Anfrage gewählte KI-Modellanbieter (zum Beispiel OpenAI, Anthropic, Google, Meta, Z.AI, Arcee AI, Liquid AI): Erzeugung von KI-Antworten. Soweit angeboten, nutzen wir Einstellungen ohne Speicherung und ohne Training.
  • OpenAI (USA): Erstellung von Such-Embeddings aus Wissensinhalten.
  • Lieferanten für Agenturleistungen (zum Beispiel Werbeplattformen, vom Kunden gewählte CRM- oder Buchhaltungssoftware, Vermieter von Geräten, Kaffeeservice): nur die Daten, die für die beauftragte Leistung nötig sind.
  • Steuerberater und Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben.

Alle in unserem Auftrag tätigen Dienstleister sind durch Auftragsverarbeitungsverträge gebunden.

11. Übermittlungen außerhalb der EU

Einige der genannten Anbieter sitzen in den USA. Übermittlungen stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger zertifiziert ist (Art. 45 DSGVO), im Übrigen auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) mit ergänzenden Maßnahmen. Eine Kopie der Garantien erhalten Sie über die obigen Kontaktdaten.

12. Werbe-E-Mails

Werbe-E-Mails senden wir nur mit Ihrer per Double-Opt-in bestätigten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 UWG) oder an Bestandskunden zu ähnlichen Leistungen nach § 7 Abs. 3 UWG. Jede Werbe-E-Mail enthält einen Ein-Klick-Abmeldelink; außerdem können Sie sich jederzeit unter /unsubscribe abmelden. Wir dokumentieren, wann und wie die Einwilligung erteilt wurde.

13. Bewerbungen

Bewerbungen verarbeiten wir zur Entscheidung über die Zusammenarbeit (§ 26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und löschen sie 6 Monate nach der Entscheidung, sofern Sie keiner längeren Speicherung zustimmen.

14. Speicherdauer im Überblick

  • Anfragen ohne Vertragsschluss: 12 Monate.
  • Gespräche im Website-Chat: 12 Monate.
  • Kunden- und Vertragsdaten: für die Vertragslaufzeit, danach so lange gesetzlich vorgeschrieben (bis zu 10 Jahre für Buchungsbelege, § 147 AO, § 257 HGB).
  • Software-Kontodaten: solange das Konto besteht; Löschung innerhalb von 30 Tagen nach Schließung, ausgenommen gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen.
  • Software-Gespräche: gemäß der Speicherdauer des Kundentarifs oder bis zur Löschung durch den Kunden.
  • Datenanfragen und Widerrufe: 3 Jahre. Abmeldungen: so lange wie zur Beachtung des Widerspruchs nötig.

15. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie auf jederzeitigen Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Der Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Nutzen Sie unser Formular für Datenanfragen oder schreiben Sie uns. Wir antworten innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO) und bitten gegebenenfalls vorher um Bestätigung Ihrer Identität. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen Behörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

16. Kinder

Unsere Leistungen richten sich an Unternehmen und Erwachsene. Wir verarbeiten wissentlich keine Daten von Kindern unter 16 Jahren. Unsere Formulare fragen die Bestätigung ab, mindestens 16 Jahre alt zu sein (Art. 8 DSGVO). Wenn Sie annehmen, dass ein Kind uns personenbezogene Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie uns bitte; wir löschen sie dann.

17. Automatisierte Entscheidungen und KI

Wir treffen keine Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen (Art. 22 DSGVO). KI-Antworten und -Vorschläge sind Informationen, keine Entscheidungen. Bevor Sie unseren Website-Chat aktivieren, weisen wir darauf hin, dass seine Antworten von einer KI erzeugt werden.

18. Sicherheit

Wir nutzen verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), Verschlüsselung ruhender Daten durch unseren Datenbankanbieter, strenge Zugriffskontrollen und Row-Level-Security in der Datenbank. Details auf der Seite Sicherheit (Englisch).

19. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung ändert. Die aktuelle Fassung finden Sie immer auf dieser Seite.

Stand: 2026-09-30